• Gestão de documentos ajuda funcionários a uma melhor desempenho

    Gestão de documentos: entenda a importância da segurança e da organização

    Postado por mexadm em 8 de março de 2017

    Para entender a importância da gestão de documentos, responda às seguintes perguntas: você está satisfeito com os arquivos físicos de sua empresa? Seus funcionários, aqueles que acessam dados com frequência, conseguem encontrar os documentos com facilidade?

    Se suas respostas forem negativas, ou seja, se há dificuldades para aqueles que buscam documentos e seu armazenamento não oferece toda a segurança necessária, é sinal de que você precisa de uma gestão de documentos terceirizada.

    Para cumprir sua função, uma gestão de documentos eficiente precisa se apoiar em dois pilares básicos: organização e segurança.

    As corporações de qualquer segmento produzem muitos documentos. Pode-se dizer, inclusive, que todos os setores de uma empresa utilizam dados em suas atividades, em maior ou menos grau. Em setores como o financeiro e o departamento de pessoal, essa utilização é mais intensa.

    No entanto, com a correria diária e o passar do tempo, esses documentos começam a se acumular em pilhas de papel, o que torna o acesso aos seus dados uma tarefa não tão simples ou rápida. É a partir deste ponto que a gestão de documentos torna-se ainda mais importante.

    Como a gestão de documentos ajuda na organização

    A gestão de documentos terceirizada pode ser exatamente a estratégia que faltava para aumentar a produtividade das equipes de sua empresa. Em geral, podemos afirmar que a gestão de documentos cuida de todo o arquivamento físico, trazendo inúmeros benefícios, entre os quais podemos destacar:

    • Redução de custos.
    • Menor risco para os arquivos.
    • Mais espaço físico na empresa.
    • Melhor qualidade de vida para os colaboradores.
    • Eficiência nas consultas e acesso aos documentos.
    • Preservação dos documentos.
    • Monitoramento dos arquivos.

    Diante disso, fica claro que a organização deve ter como base de seus processos a gestão documental, aliada à segurança. Muito além de apenas colocar cada documento em seu lugar, é através da gestão de documentos que devem ser estabelecidas as coordenadas para um trabalho eficaz e realmente estratégico na empresa.

    Com a implementação de uma gestão de documentos eficiente, os processos e os arquivos são devidamente distribuídos tornando-se de fácil localização, identificação e monitoramento o que possibilita uma funcionalidade muito mais rápida. A verdade é que se não houver uma gestão profissional dos documentos, organizar esses processos não vai passar de trocar a “bagunça” de lugar. Para se organizar, é preciso considerar algumas etapas:

    Etapas da gestão de documentos

    É importante ressaltar que cada cliente deve ser tratado de forma individual, mas em geral podemos destacar as seguinte etapas:

    • Triagem, higienização e separação.
    • Elaboração de critérios para indexação.
    • Implantação do sistema para gerir os documentos.

    Segurança na gestão de documentos

    Quando falamos em segurança na gestão de documentos, estamos falando em segurança da informação, ou seja, em meios digitais. Os arquivos físicos que guardam informações sigilosas devem ter acesso restrito. Quando se fala em documento material, a segurança envolve ainda a preservação do acervo, para que ele não se perca, seja extraviado ou deteriorado. A segurança deve contar com:

    Qualidade no armazenamento

    Para que o arquivo fique devidamente protegido, ele precisa de condições ideais de temperatura, luminosidade e uso de produtos adequados à prevenção da degradação provocada por insetos ou pelo próprio tempo. Outro fator importante é o local onde os documentos ficam depositados, que deve dispor de recursos capazes de prevenir e combater acidentes.

    Rastreabilidade e monitoramento

    Para um arquivamento completo, é preciso contar com um sistema que monitore todas as ações realizadas com cada documento, de maneira a informar a sua localização, quem teve acesso a ele, em que horário, se foi retirado e devolvido, a finalidade de uso etc. Dessa forma, a possibilidade de vazamento de informações, extravio e perda é mínima.

    Empresa de gestão de documentos

    Como visto, existem inúmeros motivos para você contratar um serviço de gestão documental para sua empresa. Se você ainda não o fez, pode estar perdendo todas essas oportunidades.

    O Grupo Mex Brasil, por meio da Alpha Latina oferece as melhores tecnologias e soluções do mercado para gestão documental há mais de 18 anos. Aqui você encontrar soluções para uma gestão de documentos terceirizada eficiente. Entre em contato conosco: http://grupomexbrasil.com.br/servicos/gestao-documental/


    Nenhuma Tag para este post.


Rua Montevidéu, 340 Penha
CEP: 21020-290 - Rio de Janeiro - RJ

Av. das Américas 7935, Sala 710 Cobertura
Barra da Tijuca – Edifício Sunplaza
comercial@mexbrasil.com.br
(21) 2280-6935
(21) 2493-8455